Tugas Softskill Koperasi (Struktur Organisasi Koperasi)

Organisaisi koperasi yang telah terbentuk memerlukan pelaksanaan manajemen koperasi, diantaranya mengenai Bagan Struktur Organisasi yang relevan, perangkat dan fungsi organisasi koperasi. Bagan Struktur Organisasi Koperasi menggambarkan susunan, isi dan luas cakupan organisasi koperasi, serta menjelaskan posisi daripada fungsi beserta  tugas maupun kewajiban setiap fungsi, hubungan kerja dan tanggung jawab yang jelas.

Landasan pembuatan struktur organisasi adalah :

1. Undang-undang republic Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian.
2. Anggaran Dana dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi.
3. Keputusan Rapat.

Keterangan :

Bagan Struktur Organisasi Koperasi ini tidak bersifat baku dan masih dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan/kecukupan/ciri khas organisasinya. Perangkat organisasinya pasti harus tercantum sebagaimana UU Nomor 25 Tahun 1992 pasal 21, adalah Rapat Anggota, Pengurus dan Pengawas, yang selanjutnya dapat dilengkapi adanaya pengelola (manager dan karyawan).

1. Rapat Anggota

Anggota memiliki kekuasaan tertinggi dalam koperasi, yang tercermin dalam forum Rapat Anggota, sering kali secara teknis disebut RAT (Rapat Anggota Tahunan). Fungsi Rapat Anggota adalah :

1. Menetapkan Anggaran Dasar/ART.
2. Menetapkan Kebijaksanaan Umum di bidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi.
3. Menyelenggarakan pemilihan, pengangkatan, pemberhentian, pengurus dan atau pengawas.
4. Menetapkan Rencana Kerja, Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi serta pengesahan Laporan Keuangan.
5. Mengesahkan Laporan Pertanggung-jawaban Pengurus dan Pengawas dalam melaksanakan tugasnya.
6. Menentukan pembagian Sisa Hasil Usaha.
7. Menetapkan keputusan penggabungan, peleburan, dana pembubaran Koperasi.

2. Pengurus

Pengurus dipilih dari dan oleh Anggota Koperasi, dan berperan mewakili anggota dalam menjalankan kegiatan organisasi maupun usaha koperasi. Pengurus dapat menunjuk manajer dan karyawan sebagai pengelola untuk menjalankan fungsi usaha sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ada, sebagaimana jelas tercantum dalam pasal 32 UU Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian. Pengurus memperoleh wewenang dan kekuasaan dari hasil keputusan RAT Pengurus berkewajiban melaksanakan seluruh keputusan RAT guna memberikan manfaat kepada anggota koperasi. Pengurus merumuskan berbagai kebijaksanaan yang harus dilakukan pengelola (Tim Manajemen) dan menjalankan tugas-tugasnya sebagai berikut :

1. Mengelola organisasi koperasi dan usahanya.
2. Membuat dan mengajukan Rancangan program kerja serta Rancangan RAPBK( Rencana Anggran Pendapatan dan Belanja Koperasi)
3. Menyelenggarakan Rapat Anggota
4. Mengajukan LaporanKeuangan dan Pertanggung Jawaban Pelaksanaan Tugas.
5. Menyelenggarakan pembukuan keuangan dan inventaris secara tertib
6. Memelihara daftar buku anggota, buku pengurus, dan pengawas.
7. Memberikan pelayanan kepada anggota koperasi dan masyarakat.
8. Mendelegasikan tugas kepada manajer.
9. Meningkatkan pengetahuan perangkat pelaksanaan dan anggota.
10. Meningkatkan penyuluhan dan pendidikan kepada anggota.
11. Mencatat mulai sampai dengan berakhirnya masa kepengurusan pengawas dan pengurus.
12. Mencatat masuk dan keluarnya anggota.

Fungsi dan Peran Pengurus

Pengurus koperasi mempunyai fungsi, di antaranya adalah :

1. Pengurus sebagai pusat pengambil keputusan tertinggi.

Fungsi pengurus sebagai pusat pengambilan keputusan tertinggi diwujudkan dalam menentukan tujuan organisasi, merumuskan kebijakan organisasi, menentukan rencana sasaran serta program kerja organisasi koperasi, memilih dan mengawasi tindakan tindakan manajer-manajer dan karyawan dalam mengelola usaha koperasi.Pengurus merupakan perangkat organisasi koperasi yang diharapkan dapat membawa perubahan dan pertumbuhan organisasi dan sekaligus menjadi sumber inisiatif dan inspirasi bagi pengembangan usaha koperasi. Pada menilai semua hasil kerja kegiatan-kegiatan pengelolaan koperasi secara operasional yang menjadi tanggung jawab manajer.

2. Fungsi sebagai Penasihat

Fungsi sebagai penasihat ini berlaku baik bagi para manajer maupun bagi para anggota. Bagi para manajer meminta nasihat kepada pengurus adalah penting sekali artinya, terutama dalam rangka penjabaran dan penerapan kebijaksanaan operasional dari kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah dirumuskan oleh pengurus.

3. Pengurus sebagai pengawas

Adalah bahwa pengurus merupakan orang yang mendapat kepercayaan dari anggota untuk melindungi semua kekayaan organisasi.

4. Pengurus sebagai penjaga kelangsungan hidup organisasi

Demi keberlangsungan usaha dan keberlanjutan organisasi koperasi, maka pengurus harus :

1. Mampu menyediakan adanya manajer yang cakap dalam organisasi.
2. Menyeleksi dan memilih eksekutif atau manajer secara efektif.
3. Memberikan pengarahan kepada manajer agar koperasi berjalan secara efektif dan professional.
4. Menetapkan orang-orang yang mampu mengarahkan kegiatan dari organisasi.
5. Mengikuti perkembangan pasar, dengan tepat mengarahkan berbagai jenis layanan barang-barang atau jasa-jasa yang dihasilkan oleh koperasi sesuai dengan dinamika pasar dan tingkat kelayakan maupun profitabilitas usaha. 

5. Pengurus sebagai Simbol
Langkah-langkah yang diambil pengurus terhadap anggota maupun karyawan bersifat persuasive yang menempatkan pengurus menjadi pemimpin yang memiliki kekuatan dan motivator  bagi pencapaian tujuan; strategis perusahaan dan kebijaksanaan umum dari organisasi koperasi dirumuskan secara sistematis oleh pengurus; pengurus memperoleh dan menyajikan informasi koperasi secara cermat dalam menunjang kinerja usaha.

 

3. Pengawas

Pengawas sebagai salah satu perangkat organisasi koperasi diangkat dari dan oleh Anggota dalam Rapat Anggota Tahunan, sesuai pasal 38 UU No. 25 Tahun 1992. Berdasarkan ketentuan Pasal 39 UU No.25 Tahun 1992, fungsi tugas dan wewenng pengawas antara lain :

1. Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan Pengurus dan Pengelola Koperasi.
2. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya.
3. Meneliti catatan yang ada pada koperasi.
4. Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan.
5. Merahasiakan hasil pengawasannya terhadap pihak ketiga.
6. Memeriksa sewaktu-waktu tentang keuangan dengan membuat berita acara pemeriksaannya.
7. Memberikan saran dan pendapat serta usul kepada pengurus atau Rapat Anggota mengenai hal yang menyangkut kehidupan koperasi.
8. Memperolah biaya-biaya dalam rangka menjalankan tugas sesuai dengan keputusan Rapat Anggota.
9. Mempertanggungjawabkan hasil pemeriksaannya pada RAT.

Keterkaitan antara peran pengawas dan pengurus adalah dalam hal pelaporan adalah dalam hal pelaporan hasil audit. Pengawas melaporkan hasil audit dan rekomendasi pelaksanaan kebijakan dan Keputusan Rapat Anggota yang telah di laksanakan oleh pengurus koperasi baik audit berkala maupun audit akhir tahun buku. Hasil audit yang dilaporkan dari pengawas adalah mengenai kesesuaian dan kebenaran data dan informasi yang dilaporkan dari pengawas adalah mengenai kesesuaian dan kebenaran data dan informasi yang dilaporkan Pengurus koperasi dengan bukti – bukti pendukungnya. Adapun beberapa hasil audit yang dilaporkan pengawas adalah :

1. Pelaksanaan Angaran Dasar di Koperasi.
2. Pelaksanaan Keputusan RAT.
3. Audit Manajemen (pelaksanaan Standar Operasional Produser, Deskripsi jabata, dan Disiplin Kerja).
4. Audit Keuangan (ada tidaknya penyimpangan keuangan oleh Pengurus)
5. Audit Fisik (inventaris, dan kas)

 

 

4. Pengelola (Manajer)

 

Manager dipilih dan diangkat oleh pengurus untuk melakukan fungsi pengelolaan operasional usaha koperasi.

Kewajiban manager antara lain :

1. Melaksanakan kebijakan operasional yang telah ditetapkan Pengurus.
2. Memimpin dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan-kegiatan di unit-unit usaha.
3. Membimbing dan mengarahkan tugas – tugas karyawan yang dibawahnya seefisien mungkin menuju karyawan yang berkualitas.
4. Mengusulkan kepada pengurus tentang pengangkatan dan atau pemberhentian karyawan dalam lingkungan tugasnya.
5. Menyusun Program Kerja dan RAPBK tahunan untuk disampaikan kepada pengurus sebelum dimulainya rencana dan anggaran yang baru, dan selanjutnya evaluasi sekaligus perencanaan bagi pengurus untuk disampaikan dalam Rapat Anggota.
6. Membuat laporan pertanggungjawaban kerja secara tertulis setiap akhir bulan dan tahun.
7. Melaksanakan dokumen-dokumen usaha atau organisasi koperasi.

Fungsi utama Manajer:

1. Melaksanakan tugas segari – hari di bidang usaha.
2. Bertanggungjawab atas administrasi kegiatan usaha dan organisasi koperasi.
3. Mengembangkan dan mengelola usaha untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.